Интересная история случилась не так давно. Волей случая пришлось столкнуться с ситуацией, связанной с реализацией проекта в структурах государственного сектора (слишком высокое ведомство, умолчу какое), структура властная. В консалтинге любая деятельность проектная. Но и государство у нас сейчас тоже ориентированно на внедрение проектного подхода в управлении (вот уже несколько лет как). Вот с этой ситуацией я и столкнулась.

Проект большой, интересный, рассчитан на несколько лет, требует как формирования концепции, так и формирования технического задания. С концепцией примерно определились. А вот с техническим заданием «заминочка» вышла. Решили, что технические задания (детальные) будут формироваться ежегодно. Это хорошо, если есть общее направление движения – то детализация целесообразна ежегодно – подкрутить, дорихтовать. Все на это согласились. И вот техническое задание первого года. Написали, содержательно утрясли, соотнеслись с требованиями законодательных актов высшего уровня по проекту и срокам реализации, сформировали календарный план, согласно установленным срокам по законодательным актам. Передали заказчику. Вот здесь и началась история с проектным подходом в государственном управлении.

Здесь не буду рассуждать о том, насколько хороша (плоха) идея проектного подхода в управлении на государственном уровне. Большинство из читающих знакомы, как с плюсами, так и с минусами реализации проектной деятельности. И о людях, которые участвовали в этом проекте, рассуждать тоже не стану (люди, как люди: кто-то функционер, кто-то администратор, кто-то исполнитель). Затрону один объективный вопрос: реализация проекта государственного уровня и использования инструментов проектного управления. А именно, одного конкретного инструмента в части программного обеспечения – Microsoft Project (думаю большинство знакомо с таким продуктом, как минимум, кто не работал, так хотя бы слышал о нем). Далее Microsoft Project буду обозначать как MSP. Сама знакома с этим инструментом давно, года с 2005. Инструмент отличный, как раз под работу с проектами сконструирован. Вещь удобная, вносишь всю информацию: и тебе планируется проект, его реализация (заложенный в программу алгоритм просчитывает, подсказки дает, если что не так). Можно отслеживать прогресс, вносить данные, сравнивать фактические показатели и плановые. Любой каприз (кажется, я даже всех функций и возможностей данного продукта до сих пор не знаю, нахожу каждый раз что-то новое).

Календарный план с установленными сроками, этапами работ и требованиями к работам был передан первый раз в таблице Excel. Требований к форме представления не было.  После ознакомления заказчик попросил представить календарный план в другом виде (кстати, в каком другом – сказано не было, это тоже частая норма в консалтинге). Ок. Подумали, согласовали форму – передали календарный план по новой форме (сроки уже изменили, по первоначальным срокам, с имеющимися ресурсами, в установленный график не вписывались). Ждем. Еще правки, правки, правки, все в части календарного плана (не те цвета в таблице, не те слова – к срокам вопросов нет). Суть: клиент / заказчик не хочет брать на себя ответственность за результат реализации работ в своей части. Тоже история не редкая (страна у нас видимо такая, принцип иждивенчества в крови). Очередная встреча – очередное согласование. Итог: «Может вы по тех.заданию диаграмму Ганта сделаете?».  А что не сделать? Вечером высылаем заказчику шаблон проекта (там все: и диаграмма, и задачи, и ресурсы). Получаем письмо – вложение не открывается – не известное вложение. Неожиданно (все-все перепроверили), начинаем выяснять какая версия MSP у заказчика. Выясняется – такой программы у него просто нет. Хорошо – переводим в pdf (выход всегда есть) – направляем.

Здесь нужно отметить особенности сохранения проектов в pdf  — возможность корректировки отсутствует, сама диаграмма (проект годовой) читается сложно, но это уже особенности – продукты разные, производители разные, pdf продукт, не предназначенный для управления проектной деятельностью, как программный инструмент.

Снова три недели обсуждений: того, что график не видно, почему столбцы так называются, а не иначе (так программа запрограммирована), что значит столбец «предшественники» (это задачи, позволяющие увязать задачи между собой),  почему в pdf редактировать нельзя, почему график не меняется — как картинка сохранен и проч., проч., проч. Настойчиво предлагаем приехать с ноутбуком познакомить с программой – заказчик отказывается. Переписка в письмах. Спрашивает: как работать с таким календарным планом, чтобы менять и все менялось – предлагаем установить MSP, дать ноутбук в пользование, работать в Excel – от всего отказ.

Время идет, установленные сроки уже просрочены месяца на 3 в среднем (приступить не можем, нет окончательного «ок»). Да, принципиальных возражений по техническому заданию нет, просто может форму другую календарного плана? И можно мы ничего согласовывать не будем, а вы будете отчитываться. Подход настораживает.

В процессе переговоров проект уже формируем под новые сроки. Заказчик возмущен – сроки должны быть изначальные и даже меньше, желательно недели на три для каждой из контрольных точек – иначе отчет не успеют оформить по своему шаблону. А здесь нужно исследование провести, структуру построить и еще, чтобы простроенная структура показала результаты работы, запланированные к концу года. Субподрядчики, с которыми начали вести переговоры – крутят пальцем у виска и отказываются (в принципе понятно: задачи и сроки их реализации должны быть адекватными, а время — ресурс не восполняемый, здесь речи об адекватности уже не идет).

А с заказчиком продолжаем редактировать календарный план: добрались до понятия «вехи». Это контрольные точки по проекту, отклонение по которым позволяет прогнозировать и оценивать реализацию проекта (они отмечаются одним днем). Как уже сказала, контрольные точки мы изменили на будущий период, клиент в истерике – верните, как по законодательным актам. Объясняем, что это ситуация риска, ответственность за такие сроки брать не будем (уже просрочены), будем использовать планируемые периоды + в ходе проекта отразим реальные данные. Нет – выдвигает контрпредложение. Решает, что контрольную точку нужно установить по периоду дат «начало», как установлено законодательно, а окончание – планируемая дата реализации. Переделываем календарный план проекта – все уже то ли рыдают, то ли истерически смеются (содержательно не меняется ничто, кроме календарного плана с датами прошлого периода).

Высылаем заказчику, с пояснениями и прочим.

Ответ потряс всех: с таблицей задач и дат мы разобрались, а вот там у вас какой-то график, как его смотреть, и для чего он нужен? Вежливо отвечаем: «Это и есть диаграмма Ганта». Ответ незабываем: а зачем она нам нужна, нам не надо. И это после четырех недель (Четырех, Карл, недель!) обсуждения календарного плана с представлением диаграммы Ганта.

Господа, занавес! Вот он «афигеоз» внедрения проектного управления на государственном уровне, надеюсь (хочется надеяться), что не во всех ведомствах так.

Прекрасные идеи нашего государства, просто рушатся о неподготовленность самого государства к внедрению проектного подхода. Есть кадровый резерв – там чему-то учат наших государственных служащих. Есть  много разных курсов и стажировок – на них направляют учиться тех же государственных служащих. У нас много лозунгов, планов, программ о внедрении проектного управления в нашей стране,  но для его реализации по какой-то причине не могут установить простой инструмент управления и работы с проектами — MSP. Как так получается?

И знаете, что сотрудник со стороны заказчика сказала: «в идеальном мире может и есть MSP, а нам его никто не давал и не рассказывал, как с этим работать».

Здесь много вопросов, только не пойму: почему лет 20 уже, мир, в котором живу я и MSP, вдруг стал идеальным… Приятно конечно, что кто-то мне завидует, но, кажется нужно просто брать ответственность на себя, и как-то шевелиться.

Да, история эта закончилась тем, что в качестве календарного плана и диаграммы Ганта заказчика устроила форма из трех столбцов: наименование задачи, начало и окончание (где вехи тоже имеют срок начала и окончания)  – первый вариант календарного плана, который был предложен в самом начале.

 Ольга Еремина